Inleiding
Citadel Administraties stelt zich als doel vertrouwelijk en zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Citadel Administraties houdt zich aan de relevante wet- en regelgeving en aan de (verwerkers)overeenkomsten die zij met leveranciers en klanten heeft afgesloten.

Verwerkingsverantwoordelijke
Citadel Administraties wordt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking en is gevestigd aan Citadel 13, 6852 CN Huissen en is bereikbaar op telefoonnummer 06 16985412 of via email  info@citadeladministraties.nl.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij
Citadel Administraties gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.

Relatiebeheer en communicatie
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens

Bijzondere persoonsgegevens
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen is Citadel Administraties vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Citadel Administraties uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Gevoelige persoonsgegevens
Het samenstellen van financiële rapportages en belastingaangiften vormt de kern van de dienstverlening van Citadel Administraties. Dit soort documenten wordt aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden.

Waarvoor en op welke grondslag verwerken wij uw gegevens
Citadel Administraties verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Voor het vastleggen van financiële gegevens als gevolg van de met u gesloten overeenkomst.
• Om te kunnen voldoen aan uw wettelijke fiscale verplichtingen waarvoor u Citadel Administraties heeft ingeschakeld.
• Voor de uitvoering van alle overige werkzaamheden conform de overeenkomst die u met ons afgesloten heeft.
• Voor het afhandelen van vragen en aanvragen van offertes. Dit kan zowel via de website, schriftelijk, telefonisch of per email.

Dienstverlening door derden
Citadel Administraties schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook gespecialiseerde adviseurs. De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Citadel Administraties. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een verwerkersovereenkomst gesloten. Uw persoonsgegevens worden door Citadel Administraties nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens
Citadel Administraties bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:

• Contactgegevens; 3 jaar na einde van de overeenkomst of laatste contactmoment
• Financiële gegevens; 7 jaar conform de hiervoor wettelijk geldende termijn
• Informatieverzoeken; 3 jaar na afhandeling van uw verzoek

Beveiliging
Citadel Administraties heeft passende maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Als u de indruk krijgt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@citadeladministraties.nl.

Uw rechten
De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Mocht blijken dat uw gegevens feitelijk niet juist zijn, dan kunt u deze gegevens laten corrigeren. Daarnaast hebt u het recht op gegevensoverdracht. Dit betekent dat de gegevens die onze organisatie verwerkt op grond van uw toestemming of op basis van de overeenkomst, aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunnen worden overgedragen. Ook kunt u Citadel Administraties vragen uw gegevens te wissen. Citadel Administraties zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er wettelijke belemmeringen zijn of wanneer er sprake is van nog na te komen financiële verplichtingen.

Als u van uw rechten gebruikt wilt maken, kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen. Citadel Administraties zal ervoor zorgen dat uw verzoek binnen de hiervoor wettelijk vastgestelde termijn wordt afgehandeld. U heeft de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Vragen
Indien u na het lezen van het privacy beleid vragen en/of opmerkingen heeft, dan kunt u contact opnemen via info@citadeladministraties.nl.